fbpx

Zoals je wellicht weet, werken wij op twee locaties. We hebben een kantoor in Eindhoven op de High Tech Campus. En onze developers werken samen in teams vanuit ons kantoor in Kathmandu (Nepal). We hebben heel bewust voor colocatie gekozen. Als teams bij elkaar in éen ruimte zitten, bevordert dat de samenwerking, de dynamiek en kennisdeling ontzettend. Je bouwt zo hele teams die uitstekend op elkaar ingespeeld zijn.

Liever niet naar kantoor

Maar nu is alles anders. De wereld staat op z’n kop. Zo’n drie weken geleden waren er in Nepal nog geen officiële besmettingen van het Coronavirus gemeld. Maar mensen vertrouwden de situatie niet en wantrouwden de overheid. Ook al waren er nog geen regels opgesteld, we hoorden steeds meer geluiden van collega’s die liever niet naar kantoor kwamen. Sommige mensen kregen het dringend verzoek van hun familie om snel naar hun ouderlijk huis te komen.

Inventariseren: apparatuur & verbinding

We besloten daarom pro-actief stappen te zetten. Dat begon met inventariseren: als iedereen ‘thuis’ (in hun home town) gaat werken, hebben ze dan wel de juiste apparatuur en een goede, stabiele internetverbinding om hun werk te kunnen doen? Dat bleek lang niet altijd het geval.

Als je in Nepal uit de stad gaat, zijn dat soort dingen allemaal echt niet zo vanzelfsprekend.
Collega’s mochten daarom spullen (zoals laptops, computerschermen en bureaustoelen) meenemen van kantoor. In een aantal gevallen hebben we internetverbindingen bij mensen thuis geüpgraded. Daarnaast hebben we een aantal 4g-kaartjes aangeschaft voor mensen die helemaal off grid zitten.

Inmiddels werken we allemaal remote

Al snel adviseerden we iedereen om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Gezondheid is immers het allerbelangrijkst. Een week later kwamen er officiële maatregelen vanuit de regering. Reizen is nu niet meer toegestaan. Mensen die nog wel in Kathmandu zitten, kunnen niet meer naar hun familie toe.

Inmiddels werken we dus allemaal verplicht remote. In eerste instantie was ik om eerlijk te zijn best wel gespannen hoe dat zou gaan. Want hoe zorg je er voor dat mensen – die gewend zijn om samen in één ruimte te zitten – toch in contact blijven met elkaar en met ons? Hoe zorg je dat het werk toch allemaal gedaan wordt en de kwaliteit hoog blijft?

Nieuw: de daily roundup

We besloten om – naast de standaard daily standup in de ochtend – een daily roundup toe te voegen. Die vindt plaats aan het einde van de werkdag. Ieder team bespreekt hoe het die dag gegaan is, waar ze tegenaan zijn gelopen en wie de volgende dag eventueel ergens hulp bij nodig heeft. Zo’n daily roundup duurt maar een minuut of tien, maar het zorgt wel voor een gezamenlijke afsluiting van de werkdag.

En dat bleek hard nodig. Ik had eigenlijk verwacht dat mensen thuis snel afgeleid zouden zijn, maar het tegenovergestelde bleek waar. We merkten al gauw dat mensen juist harder en langer gingen werken. En misschien wel een beetje te veel met hun job bezig waren! Logisch ook, de work-life balance is ineens helemaal anders.

Mensen missen sociaal contact

Praktisch gaat het eigenlijk verrassend goed. Het valt me op dat alles zelfs nog net wat efficiënter gaat dan op kantoor. Je móet nu alles digitaal doen en dat dwingt nog meer structuur af. We documenteren meer en werken nog minder dan we normaal al doen op basis van aannames.

De grootste uitdaging blijkt het sociale aspect. Mensen missen elkaar. Ze zijn gewend om bij elkaar op kantoor te zitten. Om samen dingen te ondernemen, zowel tijdens en na het werk. Dat heb ik in eerste instantie echt een beetje onderschat. Gelukkig ontstonden er al snel hele mooie initiatieven. Zoals:

  • Virtuele tea breaks – chatten over andere dingen dan werk
  • Een tea room channel – inbellen als je even wil praten over koetjes en kalfjes
  • Mensen die hun conferenceverbinding open laten staan, zodat collega’s met ze kunnen praten als ze daar behoefte aan hebben

De sociale kanalen zijn ontploft!

En verder valt het me op dat de sociale kanalen echt zijn ontploft. Je leert je collega’s op een hele andere manier kennen als iedereen thuis werkt. Mensen delen veel meer dingen over hun leven op Slackl. Denk bijvoorbeeld aan foto’s van de lunch: ik heb al heel wat heerlijke Nepalese gerechten voorbij zien komen. Maar ook hilarische grappen die normaal alleen op kantoor worden gedeeld (en die ik in Nederland dan ook vaak niet mee krijg).

Verder is iemand een originele challenge gestart: ´Who is this Proshorian?’ Op basis van een mysterieuze foto mogen collega’s raden wie de persoon op de foto is. Je ziet verder allerlei dingen langskomen die je normaal niet ziet: kinderen, baby’s, ouders, huisdieren, opa’s en oma’s. Een leuke ervaring, die op een hele nieuwe manier voor team bonding zorgt.

Starters hebben veel begeleiding nodig

Natuurlijk is dit een hele uitdagende situatie. In onze teams zitten zowel mensen met veel ervaring als mensen die net beginnen. We hebben namelijk in elk team opleidingsplekken. Ontwikkelaars die nog aan het leren zijn, hebben erg veel begeleiding nodig. Bovendien moeten ze vaak nog opgenomen worden in het team. Dat gaat nu gewoon wat lastiger.

Voor collega’s die zelfstandig kunnen werken en heel gedisciplineerd zijn, is thuis werken bovendien een stuk makkelijker dan voor mensen die daar moeite mee hebben. En zoals ik al aangaf: veel mensen missen – ondanks alle initiatieven – het sociale aspect enorm. Ik moest zelf wel even slikken toen ik een mail kreeg van een collega die zich eenzaam voelde en het moeilijk had.

We komen hier sterker uit

Maar ik zie ook lichtpuntjes. Als organisatie doen we ons uiterste best om iedereen – ondanks de economische uitdagingen – bij het bedrijf te houden. We gaan dus samen door een crisis en leren elkaar bovendien op een hele andere manier kennen. Ik geloof daarom dat we hier als bedrijf sterker uitkomen.

Natuurlijk hoop ik dat deze situatie niet nog maanden zal duren. En dat we heel snel weer bij elkaar mogen zitten in Kathmandu. Daar kijken we allemaal ontzettend naar uit.